En la actualidad, la gestión documental digital desempeña un papel fundamental en las empresas, especialmente cuando se trata de proteger información sensible. Comparar los enfoques tradicionales y digitales nos permite comprender mejor las ventajas y desafíos de cada uno, destacando la seguridad como un factor clave en la protección de datos empresariales.
- Gestión Documental en Formato Físico: Limitaciones y Riesgos
El manejo de documentos en papel ha sido una práctica común durante décadas. Sin embargo, este sistema presenta inconvenientes significativos, especialmente en lo que respecta a la seguridad en documentos:
- Acceso sin Restricciones: Los documentos almacenados en carpetas o archivadores están expuestos a cualquier persona con acceso físico al lugar, lo que aumenta el riesgo de pérdida, robo o manipulación indebida.
- Falta de Rastreabilidad: Es prácticamente imposible saber quién ha accedido a un documento o qué modificaciones se han realizado, ya que no existen registros electrónicos que respalden estas acciones.
- Vulnerabilidad a Fallos: La seguridad en este enfoque depende de medidas básicas como cerraduras o cajas fuertes, que son susceptibles a fallos y no garantizan una protección efectiva.
2. Gestión Documental Electrónica: Seguridad y Eficiencia
La transición al formato digital transforma la forma en que se gestionan los documentos, ofreciendo mejoras significativas en la seguridad en documentos y el cumplimiento normativo. Entre los beneficios más destacados de una plataforma de tramitación digital se encuentran:
- Acceso Digital Protegido: El acceso está limitado a usuarios autorizados, utilizando medidas como contraseñas, autenticación de dos factores y cifrado avanzado. Estas características aseguran que la gestión documental digital se realice de manera segura y controlada.
- Historial de Auditoría: Los sistemas digitales registran cada interacción con un documento, desde accesos hasta modificaciones. Esto permite realizar una auditoría documental electrónica, garantizando la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
- Colaboración Segura: Los entornos digitales facilitan el trabajo colaborativo, con controles estrictos sobre quién puede ver o editar los documentos. Esto minimiza los riesgos de exposición y protege los datos empresariales sensibles.
3. La Seguridad como Pilar de la Gestión Documental
En un mundo cada vez más digitalizado, proteger la información sensible debe ser una prioridad para cualquier organización. Legora, como plataforma de tramitación digital líder, ofrece soluciones seguras y eficaces que superan los desafíos del manejo tradicional en papel. Optar por una gestión documental digital no solo mejora la seguridad, sino que también optimiza procesos, reduce costos y asegura la protección de datos empresariales.